Künstliche Intelligenz ist heute aus dem Recruiting-Alltag nicht mehr wegzudenken. Ob Stellenbeschreibungen schreiben, Interviewfragen vorbereiten oder Absagen formulieren – viele Aufgaben lassen sich mit KI schneller erledigen. Das spart Zeit und entlastet die Recruiting-Teams.
Doch nicht alles darf an eine KI delegiert werden. Spätestens mit dem EU AI Act gelten klare Regeln. Dieser Artikel zeigt, in welchen Bereichen KI sinnvoll unterstützen kann und bei welchen Aufgaben der Mensch die Verantwortung behalten muss.
Was bedeutet KI im Recruiting?
KI im Recruiting bedeutet, dass Künstliche Intelligenz einzelne Aufgaben im Bewerbungsprozess übernimmt oder unterstützt. Dazu zählen beispielsweise das Verfassen von Texten, die Strukturierung von Informationen und die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben.
Das Ziel ist klar: Recruiter:innen sollen mehr Zeit für Gespräche und den Kontakt mit Bewerbenden haben. Die Verantwortung für Personalentscheidungen liegt jedoch immer bei den Menschen.
Datenschutz nicht vergessen
Bei allen im Folgenden beschriebenen Einsatzmöglichkeiten gilt eine wichtige Einschränkung: Personenbezogene Daten dürfen in der Regel nicht ungeprüft an KI-Tools weitergegeben werden. Im Recruiting-Alltag betrifft das schnell mehr, als man zunächst denkt, etwa Namen, Kontaktdaten oder Lebenslauf-Inhalte in der Bewerberkommunikation, in Gesprächsnotizen oder in Anforderungsprofilen.
Wer öffentlich zugängliche KI-Tools nutzt, sollte deshalb vorab prüfen, wie der Anbieter mit den eingegebenen Daten umgeht, und wo möglich auf anonymisierte oder pseudonymisierte Angaben zurückgreifen. Datenschutzkonforme Lösungen, etwa mit Auftragsverarbeitungsvertrag oder EU-Hosting, schaffen hier zusätzliche Sicherheit.
Diese Aufgaben darf KI übernehmen
Stellenbeschreibungen schreiben
Das Verfassen von Stellenanzeigen ist oft sehr zeitaufwendig. KI kann auf Basis der wichtigsten Informationen einen ersten Entwurf erstellen. Aufgaben, Anforderungen und Tonalität werden jedoch weiterhin von Menschen vorgegeben. Vor der Veröffentlichung sollte jede Stellenbeschreibung überprüft und angepasst werden.
Anforderungsprofile aufbereiten
Nach Gesprächen mit Hiring Managern entstehen oft zahlreiche Notizen. KI hilft dabei, diese Informationen übersichtlich zusammenzufassen und in ein strukturiertes Anforderungsprofil zu übertragen. Welche Qualifikationen wirklich wichtig sind, entscheidet jedoch weiterhin die Recruiting-Person.
Interviewfragen vorbereiten
KI kann passende Interviewfragen für verschiedene Positionen vorschlagen. Das spart Zeit bei der Vorbereitung. Welche Fragen letztlich verwendet werden und welche zur Unternehmenskultur passen, entscheidet jedoch das Recruiting-Team.
Bewerberkommunikation formulieren
Einladungen zu Vorstellungsgesprächen, Terminbestätigungen und Statusmeldungen ähneln sich oft. KI kann diese Texte in wenigen Sekunden erstellen. Persönliche Angaben oder individuelle Ergänzungen werden anschliessend von der zuständigen Recruiting-Person ergänzt.
Absagen professionell formulieren
Eine Absage zu formulieren gehört zu den schwierigeren Aufgaben im Recruiting. Die Entscheidung trifft zwar immer ein Mensch. KI kann dabei helfen, den Text respektvoll und wertschätzend zu formulieren. Das sorgt für eine professionelle Kommunikation und stärkt die Arbeitgebermarke.
Gesprächsnotizen dokumentieren
Nach einem Interview müssen die Gesprächsnotizen oft dokumentiert werden. KI kann daraus übersichtliche Protokolle erstellen. Vor dem Speichern sollten diese jedoch kontrolliert werden. Denn nicht jede Formulierung oder Nuance wird von einer KI immer richtig wiedergegeben.
Wo die Grenzen liegen
Bewerbungen automatisch bewerten
KI darf nicht eigenmächtig über die Qualität von Bewerbungen entscheiden. Systeme, die Bewerbungen automatisch bewerten, sortieren oder nach Eignung einstufen, gelten gemäss dem EU AI Act grundsätzlich als Hochrisiko-KI.
Das bedeutet allerdings nicht, dass derartige Systeme verboten sind. Ihr Einsatz ist jedoch an strenge gesetzliche Vorgaben gebunden. Unternehmen müssen unter anderem für Transparenz sorgen, Risiken dokumentieren und sicherstellen, dass Menschen die Entscheidungen überwachen.
Kandidatinnen und Kandidaten vergleichen
Auch die Entscheidung, welche Person besser geeignet ist, sollte nicht einer KI überlassen werden. Eine KI kann Informationen zusammenfassen oder bei der Vorbereitung unterstützen. Die Auswahl und Einstellung von Mitarbeitenden bleiben jedoch Aufgaben des Menschen.
Was der EU AI Act mit Recruiting zu tun hat
Der EU AI Act regelt den Einsatz Künstliche Intelligenz. Besonders streng sind die Regeln dort, wo KI über Menschen entscheidet oder solche Entscheidungen beeinflusst.
Auch Schweizer Unternehmen können davon betroffen sein. Zum Beispiel dann, wenn sie Bewerbende aus der EU rekrutieren oder KI-Systeme einsetzen, die unter die europäischen Vorschriften fallen.
Wer die gesetzlichen Vorgaben kennt, kann KI im Recruiting sicher und sinnvoll einsetzen.
KI unterstützt – entscheiden müssen Menschen
KI kann Recruiting-Teams bei zahlreichen Aufgaben entlasten. Sie kann Texte schreiben, Informationen strukturieren und Zeit bei Routinearbeiten sparen. Gerade beim Verfassen von Stellenanzeigen bietet KI grosses Potenzial.
Geht es jedoch um die Bewertung von Bewerbungen oder um Einstellungsentscheide, bleibt die Verantwortung jedoch beim Menschen. Genau das ist auch der Grundgedanke des EU AI Acts.
KI ist ein Werkzeug. Die Entscheidung trifft immer der Mensch.
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