Im ersten Teil der Übersicht stand die Frage im Mittelpunkt, unter welchen Marktbedingungen Unternehmen rekrutieren und wie viele passende Bewerbungen ihre Ausschreibungen erzielen. Nun richtet sich der Blick auf den nächsten Schritt: den Recruiting-Prozess selbst.
Vom ersten Besuch einer Stellenanzeige bis zur Annahme eines Angebots entstehen zahlreiche Datenpunkte. Richtig ausgewertet zeigen sie, wo der Prozess gut funktioniert, an welchen Stellen Interessierte abspringen und welche Recruiting-Massnahmen tatsächlich zu erfolgreichen Einstellungen beitragen.
Die folgenden Kennzahlen helfen dabei, den Recruiting-Prozess Schritt für Schritt zu analysieren und gezielt zu verbessern.
Warum Recruiting-Kennzahlen gemeinsam betrachtet werden sollten
Eine einzelne Kennzahl sagt selten alles aus. Eine kurze Besetzungsdauer ist beispielsweise nur bedingt aussagekräftig, wenn geeignete Kandidatinnen und Kandidaten während des Prozesses abspringen. Ebenso nützt eine hohe Reichweite einer Stellenanzeige wenig, wenn daraus kaum Bewerbungen entstehen.
Entscheidend ist deshalb das Zusammenspiel mehrerer Werte. So lässt sich erkennen, an welcher Stelle im Recruiting-Prozess Optimierungspotenzial besteht und welche Massnahmen tatsächlich zu einer erfolgreichen Stellenbesetzung beitragen.
1. Application Rate: Von der Anzeige zur Bewerbung
Die Conversion Rate zeigt, wie viele Personen nach dem Besuch einer Stellenanzeige eine Bewerbung abschicken. Sie beantwortet eine zentrale Frage: Überzeugt die Ausschreibung die passende Zielgruppe auch zum nächsten Schritt?
Eine mögliche Berechnung lautet:
Anzahl eingegangener Bewerbungen / Anzahl Besuche der Stellenanzeige × 100
Besuchen beispielsweise 1’000 Personen eine Stellenanzeige und 50 Bewerbende senden eine Bewerbung ein, beträgt die Conversion Rate 5%.
Ist der Wert tief, lohnt sich ein genauer Blick auf die Anzeige und den Einstieg in den Bewerbungsprozess. Mögliche Ansatzpunkte sind:
- Verständlichkeit und Aussagekraft des Stellentitels
- Relevanz und Klarheit der Aufgaben und Anforderungen
- Darstellung der Anzeige auf mobilen Geräten
- Sichtbarkeit und Verständlichkeit der Aufforderung zur Bewerbung
- Aufwand für den Einstieg in den Bewerbungsprozess (z.B. Registrierung, langes Formular ausfüllen)
Die Conversion Rate sollte jedoch nicht isoliert betrachtet werden. Entscheidend bleibt, ob aus den eingegangenen Bewerbungen auch passende Profile entstehen. Wie sich der Anteil passender Bewerbungen bestimmen lässt, haben wir bereits im ersten Teil dieser Übersicht betrachtet.
Handlungsimpuls: Vergleichen Sie die Conversion Rate verschiedener Stellenanzeigen und prüfen Sie, welche Ausschreibungen besonders häufig zu einer Bewerbung führen.
2. Abbruchrate: Wo gehen Bewerbende im Prozess verloren?
Nicht jede Person, die eine Bewerbung beginnt, schliesst diese auch ab. Die Abbruchrate macht sichtbar, wie gross dieser Anteil ist.
Eine mögliche Berechnung lautet:
Anzahl begonnener, nicht abgeschlossener Bewerbungen / Anzahl begonnener Bewerbungen × 100
Ein erhöhter Wert kann unter anderem technische oder strukturelle Ursachen haben. Lange Formulare, zahlreiche Pflichtangaben oder eine umständliche Bedienung auf dem Smartphone können den Bewerbungsprozess unnötig erschweren. Auch das wiederholte Hochladen von Unterlagen oder die zusätzliche manuelle Eingabe bereits vorhandener Informationen kann die Wahrscheinlichkeit eines Abbruchs erhöhen.
Unternehmen sollten den Bewerbungsprozess deshalb regelmässig aus Sicht der Bewerbenden prüfen. Besonders relevant sind:
- unkomplizierte Bedienung auf dem Smartphone
- wenige und nachvollziehbare Pflichtfelder
- angemessene Anforderungen an Dokumente und Angaben
- klare Informationen zu den nächsten Schritten
Handlungsimpuls: Testen Sie Ihren eigenen Bewerbungsprozess auf Desktop und Smartphone und prüfen Sie, welche Schritte sich vereinfachen lassen.
3. Time-to-hire: Wie lange dauert der Auswahlprozess?
Ist eine Bewerbung erfolgreich eingereicht, beginnt der eigentliche Auswahlprozess. Wie viel Zeit dieser in Anspruch nimmt, zeigt die Time-to-Hire: Sie misst die Dauer zwischen dem Eintritt einer Person in den Bewerbungsprozess und der Annahme des Stellenangebots.
Eine mögliche Berechnung lautet:
Datum der Angebotsannahme – Datum des Eintritts in den Bewerbungsprozess
Die Kennzahl zeigt, wie schnell der eigentliche Auswahl- und Entscheidungsprozess funktioniert. Eine lange Time-to-Hire kann beispielsweise entstehen, wenn zwischen einzelnen Prozessschritten viel Zeit vergeht, Rückmeldungen ausstehen oder mehrere Interviewrunden notwendig sind.
Dabei geht es nicht darum, den Prozess um jeden Preis zu verkürzen. Entscheidend ist vielmehr, unnötige Wartezeiten zu erkennen und einen nachvollziehbaren Ablauf sicherzustellen.
Handlungsimpuls: Analysieren Sie die Zeit zwischen Bewerbungseingang, Erstkontakt, Interview, Entscheidung und Angebot. So erkennen Sie, an welchen Stellen die grössten Verzögerungen entstehen.
4. Time-to-Fill: Wie lange bleibt eine Stelle vakant?
Während die Time-to-Hire den Auswahlprozess betrachtet, misst die Time-to-Fill den gesamten Zeitraum der Stellenbesetzung.
Eine mögliche Berechnung lautet:
Datum der Stellenbesetzung – Startdatum der Vakanz beziehungsweise Freigabe der Stellenanzeige
Die genaue Definition des Startpunkts kann sich je nach Unternehmen unterscheiden. Wichtig ist deshalb, intern eine einheitliche Berechnung festzulegen.
Die Time-to-Fill umfasst nicht nur die Auswahl geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten, sondern beispielsweise auch interne Freigaben, die Erstellung und Veröffentlichung des Stelleninserats sowie die Suche nach passenden Personen.
Durch den Vergleich ähnlicher Positionen lässt sich erkennen, für welche Funktionen besonders viel Zeit eingeplant werden muss und an welchen Stellen im Prozess Verzögerungen entstehen.
Handlungsimpuls: Vergleichen Sie die Time-to-Fill ähnlicher Funktionen und prüfen Sie, in welcher Phase besonders viel Zeit verloren geht.
5. Recruiting-Kanäle: Welche liefern die besten Ergebnisse?
Wie lange eine Stelle offen bleibt, hängt auch davon ab, woher die erfolgreichen Bewerbungen überhaupt stammen. Nicht jeder Recruiting-Kanal liefert dieselben Ergebnisse. Jobplattformen, die eigene Karriereseite, soziale Netzwerke oder andere Kanäle können zwar Bewerbungen generieren, entscheidend ist jedoch, welche davon tatsächlich geeignete Kandidatinnen und Kandidaten erreichen.
Für die Bewertung eines Kanals können verschiedene Werte miteinander kombiniert werden:
- Anzahl der Bewerbungen
- Anzahl passender Bewerbungen
- Anteil passender Bewerbungen
- Anzahl geführter Interviews
- Anzahl erfolgreicher Einstellungen
- Kosten des Kanals
Ein Kanal mit vielen Bewerbungen ist somit nicht automatisch der erfolgreichste. Liefert ein anderer Kanal weniger Bewerbungen, dafür aber einen höheren Anteil geeigneter Profile, kann dieser für bestimmte Stellen wesentlich wertvoller sein.
Damit solche Vergleiche möglich sind, sollte die Herkunft einer Bewerbung möglichst einheitlich erfasst werden.
Handlungsimpuls: Vergleichen Sie Ihre wichtigsten Recruiting-Kanäle nicht nur anhand der Bewerbungszahl, sondern auch danach, wie viele passende Bewerbungen und Einstellungen daraus entstehen.
6. Cost-per-Hire: Was kostet eine Einstellung?
Da die Kosten eines Kanals bereits ein Kriterium für dessen Bewertung sind, lohnt sich der Schritt zu einer umfassenderen Kostenbetrachtung: der Cost-per-Hire. Sie setzt die gesamten Recruiting-Kosten ins Verhältnis zur Anzahl erfolgreicher Einstellungen.
Eine vereinfachte Berechnung lautet:
Recruiting-Kosten / Anzahl Einstellungen
Zu den Kosten können beispielsweise Ausgaben für Stellenanzeigen, Recruiting-Plattformen, externe Personaldienstleister oder weitere Massnahmen gehören. Je nach gewünschter Detailtiefe können auch interne Aufwände berücksichtigt werden.
Damit die Kennzahl über verschiedene Zeiträume oder Unternehmensbereiche hinweg vergleichbar bleibt, sollte klar definiert werden, welche Kosten in die Berechnung einfliessen.
Günstig heisst dabei nicht automatisch erfolgreich: Relevant ist vor allem, wie die Kosten mit der Qualität der Bewerbungen, der Besetzungsdauer und dem Ergebnis des Recruiting-Prozesses zusammenhängen.
Handlungsimpuls: Definieren Sie einheitlich, welche Recruiting-Kosten Sie erfassen, und vergleichen Sie die Cost-per-Hire zwischen ähnlichen Stellen und Kanälen.
7. Offer-Acceptance-Rate: Wie viele Angebote werden angenommen?
Selbst eine schnelle und kosteneffiziente Rekrutierung bleibt jedoch erfolglos, wenn die ausgewählte Person das Angebot am Ende ablehnt. Am Ende des Recruiting-Prozesses steht deshalb die Frage, ob die ausgewählte Person das Stellenangebot tatsächlich annimmt. Die Offer-Acceptance-Rate setzt angenommene Angebote ins Verhältnis zu allen unterbreiteten Angeboten.
Eine mögliche Berechnung lautet:
Anzahl angenommener Angebote / Anzahl unterbreiteter Angebote × 100
Werden Angebote häufig abgelehnt, lohnt sich eine genauere Analyse der Gründe. Waren Aufgaben und Erwartungen von Anfang an transparent? Entsprechen die Rahmenbedingungen den Erwartungen der Kandidatinnen und Kandidaten? Oder dauerte der Entscheidungsprozess möglicherweise zu lange?
Absagegründe sollten möglichst strukturiert erfasst werden. Dadurch können Unternehmen erkennen, ob sich bestimmte Muster wiederholen und an welchen Stellen Anpassungen sinnvoll sind.
Handlungsimpuls: Erfassen Sie die wichtigsten Gründe für abgelehnte Angebote und prüfen Sie regelmässig, ob sich wiederkehrende Muster zeigen.
Von der Stellenanzeige bis zur erfolgreichen Einstellung
Die Kennzahlen aus beiden Teilen unserer Übersicht ergeben zusammen ein umfassenderes Bild des Recruitings.
Im ersten Schritt helfen Arbeitsmarktdaten dabei, die Rahmenbedingungen einer Rekrutierung einzuschätzen. Die Entwicklung der offenen Stellen, Unterschiede zwischen Berufsgruppen und regionale Entwicklungen zeigen, unter welchen Wettbewerbsbedingungen Unternehmen nach geeigneten Fachkräften suchen.
Danach richtet sich der Blick auf die eigenen Daten:
Arbeitsmarkt → Berufsfeld → Region → Stelleninserat → Bewerbung → Auswahlprozess → Angebot → Einstellung
Erst durch diese Verbindung lässt sich besser beurteilen, wo die Ursache für Schwierigkeiten bei einer Stellenbesetzung liegt. Wenige passende Bewerbungen können beispielsweise mit der Arbeitsmarktsituation zusammenhängen, aber auch mit dem gewählten Recruiting-Kanal oder der Ausschreibung. Eine lange Besetzungsdauer kann wiederum auf einen engen Kandidatenmarkt oder auf Verzögerungen im eigenen Auswahlprozess zurückzuführen sein.
Unternehmen müssen dafür nicht möglichst viele Kennzahlen erfassen. Sinnvoller ist es, einige wenige Werte auszuwählen, diese einheitlich zu definieren und über einen längeren Zeitraum zu beobachten. So entsteht Schritt für Schritt eine Datengrundlage, mit der Recruiting-Entscheidungen fundierter getroffen und Massnahmen gezielter weiterentwickelt werden können.
Auch die Wahl der richtigen Recruiting-Kanäle ist Teil einer datenbasierten Recruiting-Strategie. Mit jobchannel SMART wird Ihre Anzeige anhand der Berufsbezeichnung automatisch auf allen passenden jobchannel Fachplattformen ausgespielt, für maximale und zugleich effiziente Reichweite.