Offene Stellen? Keine Bewerbungen? Woran liegt das? Um das herauszufinden, helfen einige KPIs. Gerade kleinere Unternehmen haben nicht immer die Möglichkeit, alles im Detail zu erfassen. Wir zeigen Ihnen, welche 5 Recruiting-KPIs Sie unterstützen und geben Ihnen zusätzlich eine wichtige Bonus-Kennzahl mit auf den Weg.
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor:
Ein Industrieunternehmen mit 120 Mitarbeitenden muss gleichzeitig vier Stellen besetzen. Eine HR-Person schreibt die Stellenanzeigen aus und selektiert die Bewerbungen vor. Die Fachabteilungen führen die Gespräche.
Nach drei Wochen zeigt sich ein gemischtes Bild:
- Bei einer Stelle sind erst zwei Bewerbungen eingegangen. Beide passen nicht.
- Bei den anderen drei Stellen gehen mehr Bewerbungen ein und es wurden Gespräche geführt. Zu einer Einstellung reichte es aber nicht.
Das Unternehmen spürt, dass etwas nicht rund läuft. Wo genau das Problem liegt, kann es aber nicht sagen. Um das herauszufinden, würden Kennzahlen helfen. Zum Start reichen folgende 5 KPIs:
KPI 1: Impressionen der Stellenanzeige pro Kanal
Was die Zahl bedeutet: Die Impressionen zeigen, wie oft eine Stellenanzeige auf einer Resultateseite angezeigt wurde. Sie misst also die Reichweite und damit das Marktpotenzial.
Wie man sie liest: Genügend Impressionen auf einer fachlich spezialisierten Jobplattform bedeuten, dass es wahrscheinlich ausreichend Fachkräfte gibt, die die Stellenanzeige sehen könnten. Ist die Zahl tief, dann fehlt die Reichweite. Viel Reichweite alleine hilft allerdings nicht.
Im Beispiel: Bei der Stelle mit nur zwei Bewerbungen lohnt sich der erste Blick auf die Impressionen. Wird die Stellenanzeige kaum ausgespielt, kann das Problem bei Reichweite und Kanalwahl liegen.
KPI 2: Click-Through-Rate (CTR)
Was die Zahl bedeutet: Die CTR zeigt das Verhältnis von Klicks auf die Stellenanzeige zu den Impressionen. Sie indiziert also den Anteil der Anzeigenausspielungen, die zu einem Klick führen.
Wie man sie liest:
- Ist die CTR nur bei einzelnen Plattformen tief, spricht das für die falsche Plattform.
- Ist sie überall tief, ist z.B. der Jobtitel ungünstig oder unattraktiv. Er ist oft das Erste, was Kandidat:innen lesen.
Im Beispiel: Hat die Stelle mit den zwei Bewerbungen genug Impressionen, aber kaum Klicks, liegt es wahrscheinlich am Jobtitel. Ein interner Fantasietitel oder eine unklare Bezeichnung wird schnell übersehen. Ein klarer, gebräuchlicher Jobtitel kann hier viel bewirken.
KPI 3: Application Rate pro Kanal
Was die Zahl bedeutet: Die Application Rate zeigt, wie viele der Ansichten einer Stellenanzeige zu einer Bewerbung führen, sich tatsächlich bewerben. Die Auswertung pro Kanal zeigt, wo sich Bewerbungen lohnen.
Wie man sie liest: Gehen insgesamt wenige Bewerbungen ein, obwohl die Stellenanzeige gesehen und angeklickt wird, ist meist die Stellenbeschreibung unattraktiv. Mögliche Gründe sind unklare Aufgaben, zu hohe Anforderungen, zu lange Beschreibungen, fehlende Angaben zu Lohn oder Entwicklungsmöglichkeiten. Auch ein zu komplizierter Bewerbungsprozess kann zu wenig Bewerbungen führen.
Im Beispiel: Bei den drei Stellen mit genügend Bewerbungen sieht die Application Rate vermutlich gut aus. Die Stellenanzeige überzeugt also. Die Frage ist, was danach passiert.
KPI 4: Bewerbungsgesprächsrate
Was die Zahl bedeutet: Sie zeigt, wie viele der Bewerbungen zu einem Gespräch führen. Damit wird sichtbar, wie passend die eingehenden Bewerbungen sind.
Wie man sie liest: Ist die Quote tief, passen die Bewerbungen nicht zur Stelle. Das kann am Kanal liegen, weil die falsche Zielgruppe erreicht wird. Es kann aber auch an der Stellenbeschreibung liegen, weil sie falsche Erwartungen weckt.
Im Beispiel: Bei den drei Stellen mit vielen Bewerbungen, aber ohne Einstellung ist diese Kennzahl entscheidend. Kommen kaum Gespräche zustande, stimmt die Passung nicht. Dann lohnt sich ein Blick auf Kanäle und Anforderungsprofil.
Gerade in Betrieben, in denen die Fachabteilungen die Gespräche führen, lohnt sich diese Zahl zu erheben. Sie zeigt, ob die Vorselektion durch HR und die Erwartungen der Fachabteilung übereinstimmen.
KPI 5: Offer Acceptance Rate
Was die Zahl bedeutet: Sie zeigt, wie viele der unterbreiteten Anstellungsangebote tatsächlich angenommen werden.
Wie man sie liest: Ist die Quote tief, lag das Problem nicht beim Finden, sondern beim Überzeugen. Mögliche Ursachen sind das Angebot, das Gehalt oder die Kultur, die im Gespräch nicht überzeugt haben. Auch ein zu langsamer Prozess kann Kandidat:innen kosten.
Im Beispiel: Gibt es bei den drei Stellen bereits Angebote, die abgelehnt wurden, liegt der Hebel nicht mehr bei der Stellenanzeige. Dann geht es um Lohn, Rahmenbedingungen und darum, wie das Unternehmen im Gespräch auftritt.
+1: Cost of Vacancy
Was die Zahl bedeutet: Die Cost of Vacancy beziffert, was eine unbesetzte Stelle das Unternehmen pro Tag, Woche oder Monat kostet, etwa durch Mehrbelastung im Team, Produktivitätsverlust oder verpasste Aufträge.
Warum sie wichtig ist: Die ersten fünf KPIs zeigen, wo das Problem liegt. Die Cost of Vacancy zeigt, warum man es jetzt angehen sollte. Sie macht aus einem diffusen Gefühl eine Zahl, die auch für Geschäftsleitung und Fachabteilungen greifbar ist.
Im Beispiel: Vier offene Stellen im Industrieunternehmen belasten Produktion und Team täglich. Je länger die Besetzung dauert, desto teurer wird es.
Wie sich die Cost of Vacancy berechnen lässt, haben wir in einem eigenen Beitrag erklärt: Was kostet eine unbesetzte Vakanz?
Auf einen Blick
Die Kennzahlen machen aus dem Bauchgefühl eine Diagnose:
| Situation im Beispiel | Erster Blick auf | Mögliche Ursache |
| Stelle mit 2 unpassenden Bewerbungen | Impressionen, CTR | Zu wenig Reichweite, falscher Kanal, unattraktiver Jobtitel |
| Viele Bewerbungen, kaum Gespräche | Gesprächsrate | Falscher Kanal, ungenaue Stellenbeschreibung |
| Gespräche, aber keine Einstellung | Offer Acceptance Rate | Angebot, Gehalt, Kultur, Prozess |
Gerade KMU müssen nicht alle möglichen Kennzahlen erheben. Wer die Impressionen, die CTR, die Application Rate, die Gesprächsrate und die Offer Acceptance Rate im Blick hat, sieht Schritt für Schritt, wo Kandidat:innen abspringen. Die Cost of Vacancy liefert den Antrieb, auch zu handeln.
Tipp: KPIs wie Impressionen und Bewerbungsrate erhalten Sie automatisch, wenn Sie Ihre Stellenanzeige über jobchannel SMART ausschreiben.