Vielen Personaler:innen gibt es immer ein etwas mulmiges Gefühl, wenn sie Bewerbenden absagen müssen, besonders wenn es sich im Grunde um vielversprechende Talente handelt. Dabei können geschickt formulierte Absagen eine der besten und günstigsten Methoden des Employer Brandings sein. Wie das gelingen kann, lesen Sie in diesem Beitrag.
Wertschätzende Absageschreiben
Sie trifft meistens unerwartet ein: die Absage auf die Stelle, auf welche sich die Bewerberin oder der Bewerber grosse Hoffnungen gemacht hat. Ob als Bescheid per E-Mail auf die schriftliche Bewerbung oder als persönliches Telefonat nach einem Vorstellungsgespräch – die Absage schmerzt. Bleibt bei der abgewiesenen Person nur Frust oder kann sie der Absage vielleicht sogar etwas Positives abgewinnen? Sie haben es in der Hand, indem Sie die Absage geschickt formulieren.
- Danken Sie der Person auf jeden Fall für ihr Interesse an Ihrem Unternehmen und für die Bemühung, sich bei Ihnen zu bewerben.
- Personalisieren Sie die Absage. Sprechen Sie die Person unbedingt mit Namen an. Erwähnen Sie Punkte, die Ihnen im Bewerbungsdossier oder im Vorstellungsgespräch positiv aufgefallen sind.
- Beweisen Sie Feingefühl beim Mitteilen des Neins. Aussagen wie «Sie passen nicht ins Team» oder «Sie sind für die Stelle ungeeignet» sind ein No-Go. Sagen Sie der Person lieber, dass es trotz ihrer guten Qualifikationen leider nicht ganz gereicht hat. Formulierungen wie «Manchmal sind es nur Nuancen, die den Ausschlag für eine Entscheidung geben» oder der Hinweis auf eine ganz konkrete Erfahrung, die gefehlt hat, helfen dabei.
- Begründen Sie die Absage. Hierfür sind fachliche, auf die stellenspezifischen Qualifikationen zugeschnittene Begründungen die besten Argumente. Bei Absagegründen wegen fehlenden Soft Skills ist grosse Vorsicht geboten. Solche Rückmeldungen können der abgelehnten Person leicht in den falschen Hals geraten.
- Geben Sie der Absage einen ermutigenden Schluss. Selbst wenn eine Person nicht für Jobs in Ihrem Unternehmen in Frage kommt: Sie können der Person gerne Ihre Überzeugung mitteilen, dass sie bald das nötige Glück haben und eine spannende Stelle finden wird. Dies aber nur, wenn Sie das auch so meinen! Denn die adressierte Person wird die allfällige Unehrlichkeit sehr schnell aufdecken.
Keep in touch!
Und wenn eine Person, der Sie absagen, eventuell für andere Jobs in Ihrer Firma in Frage kommt? Dann bleiben Sie mit ihr in Kontakt. Um dies bei der Absage aufzugleisen, haben Sie mehrere Möglichkeiten.
- Bieten Sie der Person ein Gespräch mit einem ausführlichen Feedback zu ihrer Bewerbung an. Bieten Sie ihr wohlwollende und konstruktive Rückmeldungen. Geben Sie ihr Tipps, die weiterhelfen – nicht zuletzt zum Aneignen von Skills, die sie für potenzielle spätere Anstellungen bei Ihnen braucht. Und selbst wenn die Person nur zweite Wahl ist: Mit einem positiven Gespräch erfolgt eine «Trennung im Guten» – und diese muss nicht zwingend eine Trennung für immer sein.
- Machen Sie der Person Mut, sich wieder bei Ihnen zu bewerben. Weisen Sie sie auf das firmeninterne Stellenportal und / oder die Karriereseite hin. Wenn Sie Ihre offenen Stellen in einem Newsletter kommunizieren, geben Sie der Person gleich die Möglichkeit, diesen zu abonnieren.
- Sie wollen die Person in Ihrem Talentpool aufnehmen? Teilen Sie ihr das am Schluss Ihrer Absage mit. Fügen Sie einen Link ein, über den sich die Person mit der Speicherung ihrer Daten einverstanden erklären und dem Pool so «beitreten» kann.
Tricks aus dem Rehiring nutzen
Immer mehr Unternehmen versuchen, sich um die weggegangenen Mitarbeitenden weiterhin zu bemühen. Wenn der Kontakt bestehen bleibt, können sie sie vielleicht sogar zurückgewinnen. Die Lage ist selbstverständlich anders, wenn Sie einer Person absagen und wenn diese nie bei Ihnen gearbeitet hat. Aber warum nicht doch ein paar Methoden aus dem Rehiring bei abgelehnten, aber vielversprechenden Kandidat:innen anwenden? Wenn die Person in Ihrem Talentpool ist, steht dem datenschutzrechtlich nichts im Weg.
- Mit der Bestätigung Ihrer Absage können Sie der Person ein kleines Geschenk mitschicken. Dies können zum Beispiel Muster von Produkten Ihrer Firma oder ein Kugelschreiber mit dem Firmenlogo sein. Das behält Sie bei dieser Person positiv in Erinnerung. Diese Geste empfiehlt sich übrigens auch bei Personen, die nicht als Angestellte bei Ihnen in Frage kommen.
- Könnte die Person auf einen Job passen, den Sie gerade neu ausschreiben, melden Sie sich bei ihr. Machen Sie sie mit einer Mitteilung auf LinkedIn oder per E-Mail auf die Stelle aufmerksam.
- Bei Personen, die Sie im Gespräch kennengelernt haben, kann ein regelmässiger persönlicher Kontakt ein positives Signal sein. So können Sie der Person zum Beispiel jeweils auf LinkedIn zum Geburtstag gratulieren oder sie in den Verteiler für die Weihnachtsgrüsse Ihrer Firma mit hineinnehmen.
- Weiter besteht die Möglichkeit, die Personen zu Firmenanlässen einladen. So behalten Sie nicht nur den Kontakt mit ihnen, sondern geben ihnen auch Gelegenheiten, um sich mit Personen im Umfeld Ihrer Firma zu vernetzen.
- Kommt jemand von den Eingeladenen zu dem Anlass, gehen Sie auf ihn oder sie zu für ein Gespräch. Bringen Sie der Person einen Kaffee. Erzählen Sie ihr von neuen Entwicklungen im Unternehmen. Dies besonders dann, wenn bald eine Stelle frei sein wird, auf welche die Person passen könnte.
Das Ergebnis ist eine Win-Win-Situation
Hat ein Kandidat oder eine Kandidatin trotz einer Absage einen positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen, bringt Ihnen das verschiedene Vorteile:
- Vielversprechende Talente bleiben an Ihrer Firma interessiert, behalten freie Jobs im Auge und bewerben sich, sobald eine Stelle für sie passt.
- Selbst abgewiesene Bewerber:innen können positive Informationen über Ihr Unternehmen verbreiten. Sie geben eine gute Bewertung ab auf kununu oder Glassdoor, teilen ihre Erfahrungen mit dem Unternehmen in den Sozialen Medien und erzählen sie zudem im Familien- und Freundeskreis weiter. So werden sie zu Schlüsselpersonen für Ihr Employer Branding!
- Wenn gute, aber (noch) abgewiesene Kandidat:innen Ihr Unternehmen als Arbeitgeber weiterempfehlen, werden sich auf Ihre Stellen mehr Personen aus dem Umkreis dieser Talente bewerben. Sie können dabei unter Umständen Ihren Talentpool erweitern und den Aufwand, externe Personen anzuwerben, reduzieren.
- Die Folge eines so generierten positiven Images ist, dass Ihr Unternehmen nicht nur als Arbeitgeber besser dasteht, sondern als Ganzes im öffentlichen Ansehen steigt. Damit können Sie zusätzliche Kund:innen, Lieferant:innen und / oder Geschäftspartner:innen dazugewinnen, die zum Erfolg Ihrer Firma beitragen.
Verwendete Quellen: agentur-jungesherz.de, b-ite.de, business-wissen.de, hr-heute.com, impulse.de, jobcloud.ch, kratzer-personalberatung.de, lecturio.de