Absagen kandidatenfreundlich formulieren

Eine positive Absage? Das braucht kein Widerspruch in sich zu sein. Möglicherweise haben sich auf eine Stelle in Ihrem Unternehmen viele valable Kandidat:innen beworben. Eine Person hat das Rennen gemacht, den anderen müssen Sie leider absagen. Wie können Sie Absagen formulieren und dennoch einen positiven Eindruck als Arbeitgeber hinterlassen? Lesen Sie es hier.

Warum sind «gute» Absagen wichtig?

Viele Unternehmen investieren grosse Summen in die Werbung, um ein möglichst gutes Image in der Öffentlichkeit zu generieren. Auch bemühen sie sich darum, qualifiziertes Personal einzustellen und bieten den Mitarbeitenden oft verschiedene Fringe Benefits. Dabei geht eine Gruppe manchmal fast vergessen: Personen, die sich beim Unternehmen beworben haben, aber nicht für die fragliche Stelle ausgewählt wurden. Doch genau sie könnten trotz der Absage wichtig fürs Employer Branding werden. Sie werden das Unternehmen bewerten nach der Art, wie mit ihnen im Rahmen des Negativbescheids umgegangen wurde. Vielversprechende Kandidat:innen können zudem in den Talent Pool des Unternehmens aufgenommen werden, dies für den Fall, dass zu einem späteren Zeitpunkt eine Stelle für sie passt.

Mit relativ wenig Aufwand lassen sich Absagen schreiben, die nicht nur akzeptiert werden, sondern auch das Interesse der Kandidierenden am Unternehmen wachhalten. Es lohnt sich in jedem Fall, diesen zu betreiben.

Standard-Absagen oder individuelle Formulierungen?

Zuerst einmal: Sagen Sie der betroffenen Person ab. Es gibt kaum etwas Mühsameres für Kandidat:innen als wenn sie keine Antwort auf ihre möglicherweise aufwändig zusammengestellte Bewerbung bekommen. Auch da sie meist noch andere Bewerbungen offen haben, sind Jobsuchende dankbar, wenn sie recht bald wissen, ob sie mit einem positiven oder einem negativen Bescheid rechnen können.

Viele Unternehmen verschicken Standardabsagen, um den Aufwand minimal zu halten und um sich gegen unangenehme Rückfragen oder gar rechtliche Schritte wegen potenzieller Diskriminierung abzusichern. Allerdings nehmen Absageschreiben nicht so viele zeitliche Ressourcen in Anspruch und ein Unternehmen kann sich das Verschicken von bis zu einem gewissen Grad individualisierten Schreiben in aller Regel leisten. Bei professionell formulierten Absagen ist auch nicht zu befürchten, dass man gleich eine Klage am Hals hat.

Es ist zu empfehlen, für Absageschreiben ein paar Standardformulierungen parat zu haben. Immer den gleichen Standardtext zu schreiben, ist indessen weniger anzuraten. Abgewiesene Bewerber:innen erwarten eine persönliche Ansprache – also nicht «Sehr geehrter Bewerber», sondern mit Namen. Sie freuen sich, wenn ihr Aufwand für die Bewerbung gewürdigt wird und wenn sie, trotz allem, ein (ehrliches!) Lob für ihre Qualitäten bekommen.

Ein paar Beispiele für mögliche Standardsätze in Absageschreiben:

• «Wir bedanken uns für Ihre Bewerbung als (Jobtitel) und für Ihr Interesse daran, in unserem Unternehmen mitzuwirken.»
• «Obgleich Sie sehr gute Qualitäten mitbringen, müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir uns für einen anderen Bewerber (oder eine andere Bewerberin) entschieden haben.»
• «Bitte sehen Sie in der Absage keine Abwertung Ihrer Fähigkeiten.»
• «Mit Ihrem Profil sind wir sicher, dass Sie sehr bald eine gute Stelle in Ihrem Bereich finden.»
• «Für Ihre berufliche und Ihre private Zukunft wünschen wir Ihnen alles Gute.»
• Nur bei Bewerbenden, die auf eine andere Stelle im Unternehmen passen könnten: «Auch wenn wir Sie für die gefragte Stelle nicht ausgewählt haben, ist Ihr Dossier doch vielversprechend. Aus diesem Grund möchten wir Sie anfragen, ob wir Sie für künftige Stellen in unserem Talent Pool aufnehmen dürfen. Falls Sie damit einverstanden sind und Benachrichtigungen über offene Stellen bei uns erhalten wollen, bestätigen Sie es gerne über folgenden Link»; danach den entsprechenden Link einfügen.

Weitere Beispiele für mögliche geeignete Sätze finden Sie hier.

Die Formulierung einer Absage sollte immer zum Unternehmen und seiner Kultur passen. Mitunter daran entscheidet sich, wie gross die individuelle und allenfalls kreative Note eines Absageschreibens ist. Auch kann man die Bemühung von Kandidat:innen, die ein aufwändig gestaltetes, gut auf das Unternehmen zugeschnittenes Dossier eingereicht haben, besonders würdigen, indem man einzelne Punkte im Dossier, die positiv aufgefallen sind, im Absageschreiben erwähnt. Und nicht zuletzt hat jede:r Personalverantwortliche eine eigene Art, wie er oder sie Absagen formuliert. Solange es freundlich, wohlwollend und seriös ist, bleibt hier einiges an Freiraum für eigene Formulierungen. Über die Authentizität, die hierbei entsteht, freuen sich die Kandidat:innen zudem.

Spezialfall: Absagen nach dem Vorstellungsgespräch

Eines ist besonders frustrierend für Bewerber:innen, nämlich wenn sie sich die Mühe gegeben haben, gut vorbereitet zu einem Vorstellungsgespräch zu kommen, und dann erfolgt die Absage. Für sie ist solch ein Negativbescheid in der Regel sehr schwer zu verdauen. Nach einem Vorstellungsgespräch ist eine telefonische Absage, die mit einer anschliessenden schriftlichen bestätigt wird, ein Muss. Ein rein schriftlicher Bescheid erfolgt nur dann, wenn der Kandidat oder die Kandidatin telefonisch mehrmals nicht erreicht werden konnte.

Betraut mit dem Mitteilen der Absage ist der oder die Verantwortliche, die bis dahin Ansprechpartner:in der sich bewerbenden Person war. Absagen nach Vorstellungsgesprächen zu formulieren, benötigt einiges an Fingerspitzengefühl. Sie sollen wohlwollend, wertschätzend und ermutigend sein. Ein herzlicher Dank für die Bemühungen gehört in jedem Fall dazu. Auch wünscht sich die abgewiesene Person eine ehrliche Begründung (siehe unten), warum sie die Stelle nicht bekommen hat.

Ein paar Beispiele für Sätze, welche für eine Absage nach dem Vorstellungsgespräch passen:

• «Wir beziehen uns auf Ihre Bewerbung als (Stellentitel). Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit für ein persönliches Gespräch genommen haben. Es hat uns gefreut, Sie kennenzulernen. Auch haben Sie bei uns einen äusserst positiven Eindruck hinterlassen.»
• «Leider müssen wir Ihnen dennoch mitteilen, dass wir uns nach reiflicher Überlegung für eine andere Bewerberin (oder einen anderen Bewerber) entschieden haben.»
• Oder: «Leider können wir Ihnen die Stelle nicht anbieten, da wir uns für eine andere Person entschieden haben, die besonders gut auf unser Anforderungsprofil passt.»
• «Nochmals vielen Dank für Ihre aufgewendete Zeit. Für Ihre Zukunft wünschen wir Ihnen alles Gute und sind uns sicher, dass Sie schon bald eine Anstellung finden, die Ihnen voll und ganz entspricht.»

Die Absage begründen

Wer eine Absage auf eine Stelle bekommen hat, besitzt ein vitales Interesse daran, zu wissen, woran er bzw. sie gescheitert ist. Eine ehrliche, konstruktive Begründung ist für Abgewiesene ein Zugewinn, da sie aus dieser lernen können. Waren beispielsweise ungenügende Sprachkenntnisse der Absagegrund, kann die Person sich überlegen, sich die Kenntnisse für spätere Stellen noch anzueignen. Bringt jemand, der für die Anstellung ausgewählt wurde, in einem ganz spezifischen Bereich mehr Erfahrung mit als die abgewiesene Person, ist diese Information letztere Person zwar nicht lehrreich, aber doch sehr leicht zu verschmerzen.

Etwas heikler, aber doch durchaus zulässig, sind Begründungen, die mit der Qualität der Bewerbung oder mit dem Auftreten im Vorstellungsgespräch zu tun haben. Im ersten Fall lässt sich etwa ein Hinweis, die Struktur des Lebenslaufes nochmals zu überarbeiten, gut geben. Dahingegen ist es problematisch, auf eine Häufung von Schreibfehlern im Dossier einzugehen. Wer weiss, vielleicht hat diese Person eine Schreibschwäche? Wenn es für den Beruf nicht erforderlich ist, korrekt schreiben zu können, darf dies zudem kein Absagegrund sein. Bei  allfälligen Hinweisen aufs Auftreten ist es sinnvoll, sie in Tipps zu kleiden. «Sie dürfen ruhig selbstbewusst auftreten, sie bringen so viele Qualitäten mit.» hört sich einfach anders an als «Sie sind zu schüchtern, Sie werden Mühe haben, einen solchen Job zu machen.» C’est le ton qui fait la musique.

Selbstverständlich nicht zulässig sind Absagen, die mit einem demografischen Merkmal wie Geschlecht, Alter oder Herkunft begründet sind. Nicht nur fliessen diese nicht ins Absageschreiben ein, sondern sie dürfen gar nicht erst die Entscheidung für oder gegen eine Person begründen. Wenn es nicht gerade ein Mann ist, der sich für die Stelle in einem Frauenhaus bewirbt, sind also beispielsweise Absagen wegen des Geschlechts tabu.

Fazit

Mit gut formulierten Absagen können Unternehmen viel für ihre Arbeitgebermarke tun. Bewerber:innen, denen abgesagt wurde und die dennoch wissen, dass das Unternehmen sie als Talent schätzt, werden sich weiterhin auf Jobs dort bewerben. Gut formulierte Absagen geben der abgewiesenen Person das Gefühl, dass sie ungeachtet des negativen Bescheids sehr gute Qualitäten mitbringt. Es kommt also nicht nur auf das Wann und auf die Form der Absagen an, sondern besonders auf den Ton, in dem sie verfasst wurden. Wenn Sie Absagen an Bewerber:innen formulieren, versetzen Sie sich in Ihr Gegenüber hinein. Wie würden Sie eine solche Absage am besten aufnehmen und wie könnten Sie aus dieser vielleicht sogar noch etwas lernen?

Quellen: clevis.de, jobcloud.ch, jobfile.ch, karriere.at, personio.de, talention.de