Budgetplanung im Recruiting – Wie plane ich mein Recruiting-Budget für 2024?

Die meisten Unternehmen haben sie bereits anvisiert: die Budgetplanung für das kommende Jahr. Bald gilt es festzulegen, wie viel Geld sie fürs Recruiting einplanen und mit welchem Kampagnen-Mix sie die Personalgewinnung 2024 in Angriff nehmen wollen. Talention hat in seinem Webinar am 25. Oktober 2023 Tipps für die Recruiting-Budgetplanung gegeben. Diese bilden die Grundlage dieses Beitrages.

Der Hintergrund

Das Personalmarketing bewegt sich in ähnlichen Schritten wie das Produktmarketing: Anziehen, Überzeugen, Begeistern, Gewinnen und Einstellen von Fachkräften. Jede dieser Phasen ist eine Station auf der Reise eines Kandidaten, einer Kandidatin zum neuen Job. Viele Unternehmen haben grosses Potenzial für ein effektiveres Recruiting, wenn sie diese Candidate Journey optimieren. In jeder Phase gibt es Weichen; diese zu verstellen, kann bedeutende Auswirkungen auf den Recruiting-Erfolg haben.

Zur Budgetplanung lassen sich folgende Vorüberlegungen machen:

Wie gehe ich vor beim Planen des Budgets?
Wie kann ich über mehrere Rekrutierungskanäle hinweg effektiv planen und mir dennoch eine gewisse Flexibilität bewahren?
Wie messe ich Erfolge und welche KPIs, auch über die klassischen hinaus, verwende ich?
Wie plane ich meinen Bedarf?
Wie integriere ich Multimedia in meine Kommunikation?

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Der erste Schritt zur Budgetplanung ist immer eine Rekapitulation des vergangenen Jahres. Dabei stellt das Unternehmen zusammen, was es im Jahr gemacht hat, welche Ziele es sich gesetzt hat und ob diese erreicht worden sind. Einbezogen werden die verschiedenen KPIs rund um Aktivitäten und Kosten des Rekrutierens: die Zeit zum Finden neuer Fachkräfte, die Kosten pro qualifizierte Bewerbung, die Kosten pro eingestellte Person, die Anzahl Einstellungen und dergleichen. Ebenfalls relevant sind Rahmenverträge, die das Unternehmen mit Jobbörsen oder mit Anbietern von Recruiting-Massnahmen geschlossen hat: Welcher Kanal hat viel bewirkt, welcher nicht?

Viele Kennzahlen zum Recruiting lassen sich noch aufgliedern. So ist es sinnvoll, sich anzusehen, was eine einzelne Bewerbung an Zeit und Geld gekostet hat. Weiter aufteilen kann man bei eingestellten Personen nach Positionen im Unternehmen oder nach Standorten. Die Situation des Hirings stellt sich unterschiedlich dar, je nachdem, ob man Fachkräfte oder Auszubildende sucht und wie gut frequentiert ein Standort ist.

Es empfiehlt sich, die Tasks des Jahres aufzulisten und bei jeder abzuhaken, wenn sie gemacht wurde. So lässt sich Verschiedenes feststellen: Wie war die Candidate Journey im vergangenen Jahr, welche Phasen hatten welchen Erfolg? Habe ich die richtigen Candidate Personas erarbeitet? Ist meine Abteilung geschult und war die Einarbeitung neuer Mitarbeitender effektiv? Wo muss ich noch investieren?

Schritt 2: Benchmarking

Nach dieser internen Bestandsaufnahme erfolgt der Blick nach aussen. Seit dem Vorjahr hat sich die Situation auf dem Arbeitsmarkt und damit die Konkurrenz um Talente verändert. Ist etwa der Wettbewerb in einem Bereich stärker geworden, braucht das Unternehmen dort mehr in die Personalgewinnung zu investieren. Manche Recruiting-Kanäle sind vielleicht wichtiger geworden, andere weniger. Weiter gibt es demografische Veränderungen bei den potenziellen Bewerber:innen. Zudem haben sich die Preise im Personalmarketing verändert, aber auch die Gehaltsstruktur im Unternehmen in Anpassung an den Rest des Marktes.

Für den Blick nach aussen braucht es ein Benchmarking, das offenlegt, was andere Arbeitgeber besser machen als das eigene Unternehmen. Hierzu kann man verschiedene Quellen beiziehen; das sind vor allem Reports und Artikel aus einschlägigen Medien, aber auch Partner des Unternehmens. Nicht alle Zahlen sind jedoch öffentlich zugänglich. Persönliche Gespräche mit externen Personen über die Kosten zur Personalgewinnung oder über getätigte Investitionen können da sehr aufschlussreich sein. Es ist lohnenswert, sich in der Branche umzuschauen sowie mit Kolleg:innen und Partnerunternehmen zu sprechen. Auch der Besuch von Vortragsreihen, der Austausch in Online-Foren oder die Befragung von Kandidat:innen zum Rekrutierungsprozess generieren wichtige Informationen.

Schritt 3: Ziele setzen

Aus der Bestandsaufnahme und dem Benchmarking lassen sich konkrete Ziele formulieren. Die einzelnen Ziele sind dabei SMART und genug konkret. Während des kommenden Jahres müssen / sollten sie regelmässig überprüft werden. Ziele bewegen sich indessen nie in einem luftleeren Raum. Sie sind, samt den damit verbundenen Budgetposten, ins Unternehmensziel zu integrieren. Eine längerfristige Planung ist am effektivsten, wobei jedes Ziel wieder einen anderen Zeithorizont zu seiner Erreichung hat. Weiter sind Ziele nicht zu ehrgeizig zu setzen: Es gibt Bereiche, in denen das Unternehmen nicht mehr viel verbessern kann. In diesem Fall ist eine Überinvestition zu vermeiden.

Ein Beispiel für Überlegungen rund um die Zielsetzungen ist folgendes: Ein Unternehmen möchte seine Recruitingprozesse effizienter gestalten. Ist es vielleicht möglich, die Recruiting-Zeit von sechs auf zwei Monate zu verkürzen? Wenn ja, braucht es mehr Investitionen in die Werbung? Das Unternehmen muss schneller an die richtigen Talente herankommen. Welche Aufgaben hierfür übernimmt wer im Team? Soll ein Developer ins Boot geholt werden? Soll das Unternehmen Events planen? Wie viele Mitarbeiterressourcen können gebunden werden, ohne dass Aufgaben des täglichen Geschäfts liegenbleiben?

Schritt 4: Planung der Massnahmen

Die übergeordnete Zielsetzung aller Massnahmen ist, nicht nur viele, sondern möglichst qualitativ gute Bewerbungen zu erhalten. Hierfür ist zu überlegen, auf welchen Kanälen die potenziellen Kandidat:innen zu finden und anzusprechen sind. Die Suche nach geeigneten Kanälen beginnt mit dem Erstellen von Candidate Personas. Ist die Zielgruppe klar, dann weiss das Unternehmen auch, wie es diese ansprechen kann. Bei der Planung der Massnahmen gilt es Verschiedenes zu beachten:

Betreffend die Zielgruppen kann man sich fragen, wie viele Personas man erstellen soll und wie detailliert sie festzulegen sind (Standorte, demografische Merkmale, Soft Skills). Das Budget reicht nicht aus, um für alle Zielgruppen umfangreiche Massnahmen zu realisieren. Da braucht es eine Priorisierung.
Wenn ein Kanal viele Bewerbungen eingebracht hat, gilt es zu überprüfen, ob auch die Qualität der Bewerbungen stimmt. Je nach Ergebnis können Rahmenverträge mit Anbietern verlängert oder gekündigt werden. Es ist zu empfehlen, sich nicht zu sehr an einen Rahmenvertrag zu binden, da sich die Situation auf dem Arbeitsmarkt laufend verändert.
Aus nicht passenden Bewerbungen und Einstellungen lernt man, welche Massnahmen angepasst werden müssen, zum Beispiel ob die richtigen Keywords und Wordings in Kommunikation und Inhalten platziert sind.
Für jeden der Kanäle ist zu bestimmen, wer im Unternehmen diesen bewirtschaften soll. Dies sollte das Unternehmen flexibel halten und nicht alles den Agenturen überlassen. Auch die Personalentwicklungsabteilung hat wichtiges Know-how dazu.
Nicht jede Person, die man kontaktiert oder die die Unternehmensseiten besucht, bewirbt sich. Umso wichtiger ist es, potenziell an Jobs Interessierte im Boot zu behalten. Das geschieht etwa durch eine Einladung in den Talentpool. Zudem wird der Pool mit Stellenausschreibungen sowie spannenden Inhalten gepflegt, die auf die verschiedenen Zielgruppen abgestimmt sind. Die Kontakte müssen sich dabei persönlich angesprochen fühlen. Auch hierzu sind geeignete Massnahmen zu planen.
Es kann sich lohnen, eine Talent-Pipeline aufzubauen, wenn eine Zielgruppe relevant ist, aber bis dahin noch nicht angesprochen wurde.
Weiter ist es wichtig, zu prüfen, ob das Kommunizieren mit den Kandidat:innen zeitnah stattfindet. Angesichts des harten Wettbewerbs um Talente ist Schnelligkeit gefragt. Es ist in Betracht zu ziehen, allenfalls mehr personelle Ressourcen fürs Recruiting einzuplanen.
Der Personalbedarf ist für die einzelnen Massnahmen abzuklären: Wer ist für was zuständig? Braucht es zusätzliche Mitarbeitende oder eine Schulung bestehender Mitarbeiter:innen?
Es ist wichtig, flexibel auf Veränderungen reagieren zu können, auch während des Jahres; beispielsweise wenn Standorte erweitert oder aber Filialen geschlossen werden müssen. Das hat immer auch Auswirkungen auf die Recruiting-Massnahmen und deren Budget.
Bisweilen lassen sich Massnahmen nicht von Beginn an längerfristig festlegen. Es muss Raum dafür geben, einzelne Massnahmen einfach einmal zu testen. Bei denen, die bereits eine Testphase durchlaufen haben, ist zu entscheiden, ob es sich lohnt, sie weiterzuverfolgen.

Schritt 5: Festlegung des Budgets

Sind die Massnahmen festgelegt, die das Unternehmen ergreifen und ausprobieren will, gilt es, sie hinunterzubrechen auf konkrete Aufgaben. Dadurch wird klar, welche Posten es gibt, für die Budget eingeplant werden muss. Dabei gibt es ein Werbebudget sowie ein Budget für das Personal. Wichtig ist es, die einzelnen Budgetposten genug detailliert aufzulisten – ansonsten können Punkte wie Massnahmentests, Vorbereitungen für die Präsenz an Events, der Kauf von neuen Software-Anwendungen, Mitarbeiterschulungen oder Ähnliches vergessen gehen. Weiter sollte beim Budget eine Reserve eingeplant werden, um flexibel auf Trends reagieren zu können.

Sind Sie bereits an Ihrer Budgetplanung und hätten gerne mehr Budget fürs Recruiting? Dann lesen Sie hier unsere Tipps für effizientes Recruiting. Wollen Sie mit Ihren Stellenanzeigen gezielt Fachkräfte rekrutieren? Checken Sie unsere jobchannel-Angebote!