Im Recruiting zählt heute mehr denn je: schnell, effizient und gleichzeitig persönlich zu handeln. KI kann genau dabei helfen, vorausgesetzt, sie wird strategisch eingesetzt. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Unternehmen in jedem Schritt des Recruitingprozesses von KI profitieren können, von der ersten Vorauswahl bis hin zum erfolgreichen Onboarding.
1. KI bei der Erstellung und Ausschreibung von Stellenanzeigen
Eine überzeugende Stellenanzeige ist oft der erste Kontaktpunkt mit potenziellen Bewerber:innen. KI kann dabei helfen, den Text gezielt auf die Zielgruppe abzustimmen. Zum Beispiel durch automatisch generierte Vorschläge für passende Jobtitel, eine inklusive Sprache oder eine klare, gut strukturierte Darstellung der Aufgaben und Anforderungen. Wer KI bei der Erstellung einer Stellenanzeige nutzt, erreicht häufiger die richtigen Kandidat:innen und verbessert gleichzeitig die Qualität der Bewerbungen.
Auch bei der Veröffentlichung unterstützt KI, indem sie analysiert, welche Kanäle für bestimmte Profile besonders geeignet sind. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass Stellenanzeigen dort erscheinen, wo sie auch wirklich gesehen werden.
2. KI bei der Vorauswahl
Gerade in Unternehmen mit vielen offenen Stellen treffen täglich Dutzende, manchmal sogar Hunderte Bewerbungen ein. Diese alle sorgfältig zu prüfen, kostet Zeit. Besonders, wenn ein grosser Teil der Unterlagen nicht zu den Anforderungen passt. KI kann hier helfen, schneller den Überblick zu gewinnen. Anhand definierter Kriterien wie Ausbildung, Berufserfahrung oder Skills im Lebenslauf können Bewerbungen automatisiert analysiert und bewertet werden. Besonders passende Profile werden priorisiert und weniger relevante aussortiert. So gelangt das Recruiting-Team effizienter zur Shortlist und kann sich stärker auf den persönlichen Auswahlprozess konzentrieren.
3. Durch KI-gestütztes Active Sourcing passende Kandidat:innen finden
Auch die aktive Suche nach passenden Bewerber:innen, das sogenannte Active Sourcing, kann durch den Einsatz von KI-gestützten Tools deutlich effizienter werden. Anstatt Profile manuell auf Plattformen wie LinkedIn oder Xing zu durchforsten, übernehmen spezialisierte Tools diese Aufgabe. Sie analysieren den Inhalt der Stellenanzeige, also Anforderungen, Tätigkeiten und Skills und gleichen diese mit öffentlich verfügbaren Profilinformationen ab. Dazu zählen zum Beispiel aktuelle Berufsbezeichnungen, bisherige Arbeitgeber, Standort, Hard- und Soft-Skills oder auch Dauer der Berufserfahrung. Basierend auf diesen Daten schlagen die Tools den Recruiter:innen passende Profile vor, die den Kriterien entsprechen. Wird ein Tool regelmässig genutzt, verfeinert es mit Rückmeldungen seine Treffer, ohne ein fixes Idealprofil zu verfolgen.
4. KI als Assistenz im Bewerbungsgespräch
Die Interviewphase bleibt ein menschlicher Prozess. Dennoch kann KI unterstützend wirken. Zum Beispiel durch:
- die automatisierte Erstellung von Interviewleitfäden
- strukturierte Zusammenfassungen von Gesprächen
- Notizen, die während des Gesprächs erstellt werden
Das ist besonders hilfreich, wenn mehrere Personen an Interviews beteiligt sind und alle auf dieselben Informationen zugreifen wollen.
5. Individuelles Onboarding mit digitaler Hilfe
KI kann automatische Willkommensmails, Checklisten oder Erinnerungen versenden. Dadurch wissen neue Mitarbeitende, was wann zu tun ist, wie beispielsweise Verträge unterschreiben oder IT-Zugänge aktivieren. Dennoch ist Vorsicht geboten: Laut einer Deloitte-Studie empfinden Bewerber:innen automatisierte Prozesse bis zu 2,3-mal häufiger als unpersönlich. Umso wichtiger ist es deshalb, dass trotz aller Automatisierung auch persönliche Ansprechpartner:innen zur Verfügung stehen, die Fragen klären und dafür sorgen, dass sich neue Mitarbeitende wirklich willkommen fühlen.
6. Was beim Einsatz von KI beachtet werden sollte
Damit der Einsatz von KI im Recruiting nicht nur effizient, sondern auch transparent und konsistent bleibt, sollten zwei Aspekte besonders beachtet werden.
Nutzbare Daten erkennen und verwenden
Viele Bewerbermanagement-Tools erfassen automatisch Kennzahlen wie die durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung, Absprungraten im Bewerbungsprozess oder die Performance einzelner Kanäle. Mit Unterstützung von KI kann man diese Daten nicht nur strukturiert auswerten, sondern auch Muster erkennen und daraus konkrete Empfehlungen ableiten. Etwa zur Optimierung bestimmter Prozessschritte oder zur besseren Platzierung von Stellenanzeigen.
Ein solcher datenbasierter Ansatz, bekannt als Data-Driven Recruiting, wird durch KI besonders wirkungsvoll. Denn statt sich nur auf vergangene Zahlen zu stützen, lassen sich auch Prognosen treffen: zum Beispiel, wie lange eine Stellenbesetzung voraussichtlich dauern wird oder über welchen Kanal sich besonders viele qualifizierte Bewerbungen generieren lassen.
Transparenz gegenüber Bewerber:innen und internem Team
Wenn KI im Recruiting eingesetzt wird, wie bei der automatisierten Erstsichtung von Bewerbungen, ist es sinnvoll, dies offen zu kommunizieren. Bewerbende wissen dann, wie ihre Unterlagen bewertet werden und haben ein realistisches Verständnis dafür, wie der Auswahlprozess abläuft. Das kann Rückfragen reduzieren, die Akzeptanz erhöhen und das Vertrauen in das Unternehmen stärken, insbesondere bei digital-affinen Zielgruppen.
Auch intern hilft Transparenz: Recruiter:innen sehen, welche Kriterien wie Qualifikationen oder Berufserfahrung berücksichtigt werden und wo manuell nachgesteuert werden sollte. So wird KI gezielt und verantwortungsvoll eingesetzt, ohne blinden Vertrauensvorschuss, aber auch ohne übertriebene Skepsis.
Für weiterführende Informationen rund um aktuelle Entwicklungen und zukunftsweisende Strategien im Recruiting lesen Sie den Artikel 4 wichtige Recruiting-Trends für 2025.